Office 2021 - Der umfassende Ratgeber

2 Kilogramm Office ... 35







Teil I Microsoft 365/Office 2021 kennenlernen ... 37





1. Für jeden die richtige Edition ... 39



1.1 ... Die Unterschiede zwischen den Editionen ... 39


1.2 ... Update, Upgrade, Vollversion ... 43


1.3 ... Diese Mindestanforderungen muss Ihr Rechner erfüllen ... 46


1.4 ... Office installieren ... 47


1.5 ... Der erste Start ... 48





2. Die Oberfläche kennenlernen ... 49



2.1 ... Die Benutzeroberfläche von Office kennenlernen ... 49


2.2 ... Das Menüband ... 55


2.3 ... Die Standardregisterkarten ... 63


2.4 ... Die Programmregisterkarten ... 65


2.5 ... Bedingte Registerkarten und Kontextbefehle ... 65


2.6 ... Die Suchfunktion nutzen ... 67


2.7 ... Die Backstage-Ansicht verwenden ... 71


2.8 ... Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ... 77


2.9 ... Die Livevorschau nutzen ... 80


2.10 ... So individualisieren Sie Ihre Office-Ansicht ... 82


2.11 ... Tastenkombinationen, die Ihnen das Leben leichter machen ... 83





3. Office 2021 -- Neuerungen in der Kurzübersicht ... 85



3.1 ... Neues in Office 2021 ... 85


3.2 ... Neues in Word 2021 ... 92


3.3 ... Neues in Excel 2021 ... 93


3.4 ... Neues in PowerPoint 2021 ... 96


3.5 ... Neues in Outlook 2021 ... 97







Teil II Texte schreiben mit Word ... 99





4. Die Oberfläche von Word kennenlernen ... 101



4.1 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 101


4.2 ... Die Ansicht bequem an Ihre Arbeit anpassen ... 115


4.3 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 118


4.4 ... Die Darstellungsgröße optimieren ... 122


4.5 ... Die Statusleiste anpassen ... 125


4.6 ... Mit Fenstern umgehen ... 126





5. Erste Schritte mit Word 2021 ... 129



5.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 129


5.2 ... Schnell zum Ziel mit Onlinevorlagen von Office.com ... 133


5.3 ... Formatvorlagen, Designs und Deckblätter nutzen ... 134


5.4 ... Dokumente formatieren ... 142


5.5 ... Textinhalte markieren, kopieren, ausschneiden, einfügen ... 156


5.6 ... Den Einfüge- und Überschreibmodus nutzen ... 162


5.7 ... Mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen arbeiten ... 163


5.8 ... Die Absatzeinstellungen anpassen ... 170


5.9 ... Textinhalte in großen Dokumenten suchen ... 173


5.10 ... Fehlerhafte Bearbeitungen rückgängig machen ... 174


5.11 ... Dokumente speichern ... 175


5.12 ... Zuletzt verwendete Office-Dokumente öffnen ... 179


5.13 ... Tastenkombinationen für die Arbeit mit Word-Dokumenten ... 182


5.14 ... Wichtige grundlegende Programmeinstellungen festlegen ... 183


5.15 ... Wenn Sie einmal Hilfe brauchen ... 187





6. Das Seitenlayout festlegen ... 189



6.1 ... Ein wenig Fachkunde ... 189


6.2 ... Die Seitenränder des Dokuments einrichten ... 191


6.3 ... Einzüge und Abstände anpassen ... 196


6.4 ... Hoch- oder Querformat wählen ... 201


6.5 ... Abschnitte in einem Dokument unterschiedlich formatieren ... 202


6.6 ... Wasserzeichen, Grafiken und Farben als Hintergrund nutzen ... 207


6.7 ... Mit Designs arbeiten ... 213


6.8 ... Umbrüche benutzen ... 216


6.9 ... Zeilennummerierungen einsetzen ... 219


6.10 ... Ein Dokument in Spalten unterteilen ... 221


6.11 ... Ebenen definieren und Dokumentstrukturen anpassen ... 222


6.12 ... Objekte ausrichten, gruppieren und drehen ... 227


6.13 ... Weblayouts erstellen ... 230


6.14 ... Die Dokumenteigenschaften in der Backstage-Ansicht anpassen ... 234





7. Vorlagen verwenden ... 237



7.1 ... Dokumentvorlage vs. Formatvorlage ... 237


7.2 ... Dokumentvorlagen verwenden ... 238


7.3 ... Mit Formatvorlagen arbeiten ... 248





8. Gestaltungselemente einfügen ... 257



8.1 ... Textfelder hinzufügen ... 257


8.2 ... Grafiken einbinden ... 259


8.3 ... Verweise und Verzeichnisse einfügen ... 280


8.4 ... Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten ... 301


8.5 ... Tabellen in Word einfügen ... 305





9. Mit Beschriftungen und Serienbriefen arbeiten ... 315



9.1 ... Umschläge beschriften ... 315


9.2 ... Etiketten mit Word anfertigen ... 318


9.3 ... Einen Serienbrief erstellen ... 320


9.4 ... Regeln aufstellen ... 333


9.5 ... Standardformulierungen in Schnellbausteinen festhalten ... 343





10. Dokumente überprüfen ... 347



10.1 ... Die Silbentrennung nutzen ... 347


10.2 ... Den Thesaurus verwenden ... 350


10.3 ... Recherchieren und übersetzen ... 353


10.4 ... Dokumente korrigieren ... 355


10.5 ... Die Einstellungen für das Nachverfolgen von Änderungen anpassen ... 361


10.6 ... Mit Kommentaren arbeiten ... 363


10.7 ... Dokumente akustisch überprüfen ... 365


10.8 ... Barrierefreiheit überprüfen ... 367


10.9 ... Ähnliche Dokumente vergleichen ... 369





11. Word-Dateien drucken ... 373



11.1 ... Die Druckeinstellungen in der Backstage-Ansicht festlegen ... 373


11.2 ... Den Schnelldruck verwenden ... 379





12. Dokumente im Team bearbeiten ... 381



12.1 ... Mit Berechtigungen arbeiten ... 381


12.2 ... Bearbeitung für verschiedene Autoren einschränken ... 383


12.3 ... Verschiedene Dokumentversionen verwalten ... 386


12.4 ... Dokumente auf OneDrive und SharePoint freigeben ... 389


12.5 ... Mit Word Online Dokumente bearbeiten ... 394


12.6 ... Ein Office-Dokument auf einem Weblog veröffentlichen ... 395





13. Word einrichten und anpassen ... 399



13.1 ... Die Programmeinstellungen individualisieren ... 399


13.2 ... Das Menüband anpassen ... 403


13.3 ... Häufig verwendete Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ablegen ... 406







Teil III Kalkulieren und Analysieren mit Excel ... 409





14. Die Oberfläche von Excel 2021 kennenlernen ... 411



14.1 ... Datenbank vs. Tabellenkalkulation: Wo ist der Unterschied? ... 411


14.2 ... Grundlagen zur Arbeit mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern ... 411


14.3 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 414


14.4 ... Zwischen Ansichten wechseln ... 416


14.5 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 418


14.6 ... Die Darstellungsgröße ändern ... 419


14.7 ... Die Statusleiste optimieren ... 421


14.8 ... Mit mehreren Fenstern arbeiten ... 421





15. Erste Schritte mit Excel 2021 ... 427



15.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 427


15.2 ... Schnell zum Ziel mit Vorlagen von Office.com ... 428


15.3 ... Mit Zahlenformatvorlagen arbeiten ... 430


15.4 ... Navigation in Tabellendokumenten ... 434


15.5 ... Bestimmte Werte mit einer bedingten Formatierung hervorheben ... 436


15.6 ... Tabellendokumente formatieren ... 443


15.7 ... Das Kontextmenü als wichtiges Hilfsmittel verwenden ... 446


15.8 ... Die Windows-Zwischenablage in Excel nutzen ... 448


15.9 ... Zellen und benannte Bereiche markieren ... 450


15.10 ... Datenreihen mit der AutoAusfüllen-Funktion schnell ergänzen ... 451


15.11 ... Der richtige Umgang mit Zeilen und Spalten ... 453


15.12 ... Summen und Mittelwerte bilden ... 454


15.13 ... Wie Sie eine umfangreiche Tabelle richtig planen und umsetzen ... 457





16. Mit Tabellendokumenten arbeiten ... 459



16.1 ... Zellen verbinden und mit Überschriften versehen ... 459


16.2 ... Tabellen mithilfe von Designs gestalten ... 462


16.3 ... Schnellformatvorlagen nutzen ... 464


16.4 ... Hintergrundfarben verwenden ... 469


16.5 ... ClipArts (Online-Bilder) einfügen ... 473


16.6 ... SmartArt-Grafiken einbauen ... 483


16.7 ... Tabellendokumente: kreative oder sachliche Gestaltung? ... 493


16.8 ... Mit umfangreichen Tabellendokumenten arbeiten ... 493


16.9 ... Tabellendokumente speichern, drucken und veröffentlichen ... 501





17. Mit Formeln und Funktionen arbeiten ... 505



17.1 ... Operatoren, ihre Bedeutung und Rangfolge ... 505


17.2 ... Relative und absolute Zellbezüge ... 507


17.3 ... Die richtige Formel über die Listenfelder auswählen ... 517


17.4 ... Formeln direkt in eine Tabelle eingeben ... 519


17.5 ... Mit Datums- und Zeitwerten rechnen ... 520


17.6 ... Ergebnisse mit der Schnellanalyse erzeugen ... 527


17.7 ... Matrixformeln verwenden ... 529


17.8 ... Funktionen über den Funktionsassistenten suchen ... 532


17.9 ... Finanzmathematische Funktionen ... 534


17.10 ... Statistische Funktionen ... 537


17.11 ... Logische Funktionen nutzen ... 539


17.12 ... Mit umfangreichen Formeln arbeiten ... 541


17.13 ... Daten aus dem Web und aus Access-Datenbanken importieren ... 545


17.14 ... Fehlermeldungen verstehen und die Fehlerursache beheben ... 550


17.15 ... Das Überwachungsfenster gebrauchen ... 551


17.16 ... Gültigkeitsprüfung durchführen ... 553





18. Mit Formularen arbeiten ... 555



18.1 ... Diese Formularsteuerelemente kennt Excel ... 555


18.2 ... Ein Formular für die Dateneingabe erstellen ... 558


18.3 ... Mit VBA-Code arbeiten ... 564


18.4 ... Ein Tabellenblattformular erstellen ... 570





19. Daten filtern und sortieren ... 579



19.1 ... Daten schnell alphabetisch sortieren ... 579


19.2 ... Umfangreiche Sortierungen durchführen ... 581


19.3 ... Daten anhand bestimmter Merkmale filtern (AutoFilter) ... 585


19.4 ... Die Bereichssuche benutzen ... 589





20. Daten mit Diagrammen anschaulich auswerten ... 593



20.1 ... Diese Diagrammtypen kennt Excel 2021 ... 593


20.2 ... Ein Diagramm erstellen ... 594


20.3 ... Diagramme mit Layouts und Formatvorlagen gestalten ... 599


20.4 ... Einzelne Diagrammelemente gestalten ... 604


20.5 ... Welches Element soll sich wo befinden? -- Schnelllayouts verwenden ... 610


20.6 ... Diagrammelemente bearbeiten ... 611


20.7 ... Legenden erstellen und editieren ... 620


20.8 ... Daten richtig beschriften ... 621


20.9 ... Achsen und Skalierungen ändern ... 626


20.10 ... Flächenkartogramme erstellen ... 632


20.11 ... Mit Verbindungslinien, Trendlinien und Fehlerindikatoren arbeiten ... 633


20.12 ... Minidiagramme in Tabellenzellen einsetzen: Sparklines ... 638





21. Pivot-Tabellen und die Was-wäre-wenn-Analyse ... 641



21.1 ... Mit Pivot-Tabellen arbeiten ... 641


21.2 ... Pivot-Tabellen mit der Funktion »Datenschnitt« filtern ... 649


21.3 ... So analysieren Sie umfangreiche Tabellendaten mit PivotCharts ... 651


21.4 ... Power Pivot ... 653


21.5 ... Die Was-wäre-wenn-Analyse ... 655


21.6 ... Was-wäre-wenn-Analyse mit dem Solver ... 657





22. Tipps und Tricks für den Excel-Alltag ... 661



22.1 ... Zeilen, Spalten und Fenster fixieren ... 661


22.2 ... Mit Listenfeldern arbeiten ... 662


22.3 ... Oft verwendete Tabellendokumente als Vorlage festhalten ... 665


22.4 ... Eigene Designs und Tabellenformatvorlagen erstellen ... 668


22.5 ... Mit Excel Online Tabellendokumente online bearbeiten ... 672





23. Excel einrichten und anpassen ... 677



23.1 ... Die wichtigsten Optionen in Excel 2021 ... 677


23.2 ... Optionen für den Umgang mit Berechnungen ... 680


23.3 ... So passen Sie Excel an Ihre Bedürfnisse an ... 682







Teil IV E-Mails und Termine im Griff mit Outlook ... 691





24. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen ... 693



24.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 693


24.2 ... Die Bereiche im Outlook-Nachrichtenfenster ... 696


24.3 ... Nachrichtenelemente sortieren und in Gruppen anzeigen ... 699


24.4 ... Die Ansichtseinstellungen verwenden ... 702


24.5 ... IMAP, Exchange oder POP3 ... 705





25. Erste Schritte mit Outlook 2021 ... 713



25.1 ... Outlook in Betrieb nehmen ... 713


25.2 ... Nachrichten und Adressen importieren ... 714


25.3 ... Nachrichten abrufen, schreiben und beantworten ... 721


25.4 ... Designs, Briefpapier und andere gestalterische Elemente verwenden ... 731


25.5 ... Mit Prioritäten arbeiten ... 733


25.6 ... Für Übersichtlichkeit sorgen: Ordner erstellen und verwalten ... 734





26. Der richtige Umgang mit Spam ... 737



26.1 ... Eine Unterhaltung ignorieren ... 737


26.2 ... Absender und Domains mit dem Junk-E-Mail-Filter sperren ... 739


26.3 ... Nachrichtenregeln zum Schutz vor unerwünschten E-Mails erstellen ... 742





27. Nachrichtenordner pflegen ... 745



27.1 ... Nachrichten sortieren ... 745


27.2 ... Mit Kategorien für mehr Übersicht sorgen ... 748


27.3 ... Nachrichten mit Regeln automatisch in bestimmte Ordner verschieben ... 753


27.4 ... Archivfunktionen nutzen ... 758





28. Ein Adressbuch anlegen und verwalten ... 763



28.1 ... Adressen aus E-Mails übernehmen ... 763


28.2 ... Einen neuen Kontakt anlegen ... 765


28.3 ... Adresseinträge suchen, sortieren und pflegen ... 766


28.4 ... Visitenkarten und Signaturen verwenden ... 770


28.5 ... Mit LDAP-Adressbüchern arbeiten ... 774


28.6 ... Zusammengehörige Kontakte gruppieren und kategorisieren ... 776


28.7 ... Kontakte in andere Dateiformate exportieren ... 782





29. Termine und Aufgaben planen ... 785



29.1 ... Die optimale Kalenderoption für Ihre Bedürfnisse wählen ... 785


29.2 ... Mit Terminen arbeiten ... 790


29.3 ... Eine Aufgabe erstellen ... 800


29.4 ... Aufgaben sortieren und verwalten ... 803


29.5 ... Mit Nachverfolgungen arbeiten ... 806





30. Notizen nutzen ... 809



30.1 ... Notizen erstellen und verwalten ... 809


30.2 ... Notizen in Kalendereinträge exportieren ... 812


30.3 ... Outlook mit OneNote verknüpfen ... 814





31. Outlook im Team einsetzen ... 819



31.1 ... Mit Besprechungsanfragen arbeiten ... 819


31.2 ... Abstimmungen erstellen ... 821


31.3 ... Kalender freigeben und versenden ... 824


31.4 ... Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden ... 827





32. Die wichtigsten Outlook-Einstellungen ... 829



32.1 ... Einstellungen zur Arbeit mit Nachrichten ... 829


32.2 ... Sicherheitseinstellungen ... 833


32.3 ... Einstellungen für die Arbeit mit Aufgaben und Terminen ... 835





33. Tipps und Tricks für den Umgang mit Outlook ... 839



33.1 ... Mit Schnellbausteinen häufig verwendete Formulierungen festhalten ... 839


33.2 ... Wenn Sie einmal nicht da sind: automatische Antworten senden ... 841


33.3 ... Häufige Arbeitsschritte in QuickSteps festhalten ... 848


33.4 ... Telefonlisten und Kalendereinträge drucken ... 850







Teil V Präsentieren mit PowerPoint ... 853





34. Die PowerPoint-Oberfläche kennenlernen ... 855



34.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 855


34.2 ... Die verschiedenen Ansichten richtig nutzen ... 859


34.3 ... Raster, Linien und Lineale bei Bedarf zuschalten ... 865





35. Erste Schritte mit PowerPoint 2021 ... 869



35.1 ... Kreativ oder sachlich? -- Den richtigen Stil wählen ... 869


35.2 ... Dank passender Vorlagen schnell eine Präsentation erstellen ... 870


35.3 ... Neue Folien einfügen und mit Inhalt füllen ... 878


35.4 ... Das Folienlayout schnell ändern ... 892


35.5 ... Folien-, Handzettel- und Notizenmaster verwenden ... 893





36. Folien gestalten ... 899



36.1 ... Übergänge und Folienwechsel einrichten ... 899


36.2 ... Mit Animationen arbeiten ... 914


36.3 ... Animationspfade ... 926


36.4 ... Diagramme animieren ... 942


36.5 ... Präsentationen mit Audio- und Videodateien aufwerten ... 947





37. Bildschirmpräsentationen ... 957



37.1 ... Eine Bildschirmpräsentation starten ... 957


37.2 ... Eine zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation erstellen ... 963


37.3 ... Weitere benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen ... 971


37.4 ... Nicht benötigte Folien ausblenden ... 976


37.5 ... Folien zoomen ... 977


37.6 ... Die Anzeigedauer der Folien festlegen ... 979


37.7 ... Kommentare und Mediensteuerelemente ausblenden ... 981


37.8 ... Die Auflösung Ihrer Präsentation optimieren ... 982


37.9 ... Mit zwei Bildschirmen arbeiten: die Referentenansicht ... 984


37.10 ... Präsentation mit Untertiteln (Transkription) ... 987





38. Präsentationen speichern, drucken und als Video ausgeben ... 989



38.1 ... Die Eigenschaften einer Präsentation einsehen und bearbeiten ... 989


38.2 ... Eine Präsentation speichern ... 992


38.3 ... Vor dem Druck: Präsentationen in einzelne Abschnitte einteilen ... 994


38.4 ... Präsentation als Video ausgeben ... 997





39. PowerPoint im Teameinsatz ... 999



39.1 ... Mit Berechtigungen und Freigaben arbeiten ... 999


39.2 ... Mit PowerPoint Online eine Präsentation auf OneDrive bearbeiten ... 1004


39.3 ... Eine Präsentation per E-Mail versenden ... 1005





40. Tipps und Tricks für die Arbeit mit Präsentationen ... 1007



40.1 ... WordArt-Effekte in einer Folie verwenden ... 1007


40.2 ... Schnell und einfach ein Fotoalbum erstellen ... 1011


40.3 ... Mit einer Vorlage einen Adventskalender erstellen ... 1015







Teil VI Microsoft Teams ... 1019





41. Eine Welt, ein Team -- mit Teams ... 1021



41.1 ... Was ist Teams? ... 1021


41.2 ... Microsoft Teams erwerben und starten ... 1022


  41.3 ... Kommunikation in Teams ... 1026


41.4 ... Die Teams-Oberfläche kennenlernen ... 1026


41.5 ... Teams-Kommunikation ... 1033


41.6 ... Mit Besprechungen arbeiten ... 1041


41.7 ... Aktivitäten ... 1044







Teil VII Office-Anwendungen im Zusammenspiel ... 1045





42. Anwendungsübergreifende Funktionen ... 1047



42.1 ... Die Zwischenablage nutzen ... 1047


42.2 ... Dokumente schreibgeschützt öffnen ... 1051


42.3 ... Hyperlinks auf andere Dateien setzen ... 1055





43. Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen ... 1059



43.1 ... Einfügen oder verknüpfen? ... 1059


43.2 ... Objekte aus anderen Programmen einfügen ... 1059


43.3 ... Word 2021 -- Daten aus Excel und Access übernehmen ... 1061


43.4 ... Excel 2021 -- Daten aus Word und Access verwenden ... 1072


43.5 ... PowerPoint 2021 -- Word- und Excel-Daten nutzen ... 1082


43.6 ... Outlook 2021 -- Kontakte aus Excel importieren ... 1087





44. Kompatibilität zwischen Versionen ... 1091



44.1 ... Den Kompatibilitätsmodus nutzen ... 1091


44.2 ... Office-Dateien konvertieren ... 1093





45. Dokumente gemeinsam bearbeiten ... 1097



45.1 ... Mit OneDrive Dokumente austauschen ... 1097


45.2 ... Dokumente mit den Office-Web-Apps online bearbeiten ... 1106


45.3 ... SharePoint aktivieren ... 1110







Teil VIII Makros in Microsoft Office ... 1111





46. Wozu verwendet man Makros? ... 1113



46.1 ... Makros -- eine kurze Einführung ... 1113


46.2 ... Beispiele für typische Makroaufgaben ... 1118





47. Makros in der Praxis ... 1121



47.1 ... Makros in Word ... 1121


47.2 ... Makros in Excel ... 1133







Anhang ... 1139





A. Tastaturbefehle ... 1141




B. Hilfreiche Internetseiten ... 1149




C. Glossar ... 1151







Stichwortverzeichnis ... 1155