Die Digitalisierung und der Faktor Mensch - Stimmungsbilder, Erwartungen, bislang Unausgesprochenes - mit 10 Take-aways für Projektleiter in der Verwaltung

Dieses Buch liefert wichtige Anregungen und konkrete Tipps für die erfolgreiche Einführung digitaler Prozesse im öffentlichen Dienst; und es beantworten entscheidende Fragen: Welche Faktoren sind für eine gelungene Umsetzung wichtig? Wer sollte beteiligt werden - und wie? Wie kann man die unterschiedlichen Zielsetzungen und Motive erkennen und unter einen Hut bringen? Wie groß sollte eine Projektorganisation sein und welche Strukturen sind wichtig? Wie sollten Anforderungskataloge gestaltet werden und wie funktioniert dann die Überführung von der Theorie in die Praxis. Welche Instrumente, Werkzeuge und Methoden führen zur einer erfolgreichen Transformation?
Digitalisierungsprojekte sind komplex u.a. weil viele Personen, Motive und Anwendungsfälle unter einen Hut gebrachte werden müssen. Um einer solistischen Orientierung in der Projekt-Realisierung vorzubeugen, haben die Autoren das "Persona-Konzept" genutzt. Das übergeordnete Ziel des klassischen Persona-Konzeptes ist die Ers tellung eines klaren Profils der gewünschten Zielgruppe, fiktive Personen bilden Repräsentanten für die Zielgruppe. Das Persona-Konzept bietet Flexibilität, die viel Raum für Kreativität und individuelle Anforderungen lässt.
Diese Idee setzen die Autoren in Form von Interviews um. Die unterschiedlichen Anwender und Stakeholder kommen mit ihren Motiven, Wünschen und Ängsten zu Wort. So gelingt es über diese "strukturierten Interviews", gleiche Sach- und Tatbestände aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten. Diese Transparenz ist ein wichtiger Pfeiler eines jeden Digitalisierungs-Projektes.
Auch wenn die so entwickelten "Persona" keine 1:1 Blaupause für Ihre Digitalisierungs-Projekte sein kann, so liefert es dem Leser doch ein großes Verständnis für die Erwartungen, Sorgen und Ängste aller am Transformationsprozess Beteiligter und zeigt zugleich einen Weg auf, wie diese für das eigene Projekt ermittelt werden können.
Der Interviewleitfaden und die Auswertesystema tik werden als wieder verwendbare Werkzeuge mitgeliefert. Im Ergebnis entsteht ein Leitfaden zur Projektierung von Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung.
Die Umstellung auf digitale Verwaltungsabläufe macht nicht alle zufriedener. Geht man das Thema mit der "Brechstange" an, läuft man Gefahr, dass einige auf der Strecke bleiben. Alles was an der Oberfläche glänzt, ist nicht unbedingt praktikabel. Nach wie vor wird die Verwaltung die digitale Transformation nebenher erledigen müssen. Das Zauberwort Geschäftsprozessoptimierung bleibt häufig ein verborgener Zauber und am Ende sind alle nur "so halb zufrieden". Das muss nicht sein.

Inhaltsverzeichnis:

PROLOG - Der AuftragErster Akt - Erste Szene: Der Auftrag, A und O sind ratlosErster Akt - Zweite Szene: Was wir wissen wollen -Das InterviewErster Akt - Dritte Szene: Wir "basteln" uns die InterviewpartnerZweiter Akt - Erste Szene: Die InterviewsAndrea - 59, studierte Mathematikerin, ReferatsleiterinBernd - 38, Selbstständiger Betreiber einer CurrywurstbudeJanine - 36 Jahre, freiberufliche JournalistinFred - 62, Mitarbeiter einer Poststelle in der öffentlichen VerwaltungBeatrice - 38 Jahre - Verwaltungsangestellte im Jugendamt, zurzeit im MutterschutzTommy - 62, TaxifahrerNicole - 26 Jahre, Assistentin der Geschäftsführung eines mittelständischen BeratungsunternehmensVolker - 52, ehemaliger Lehrer, IT-Fachverfahrensverantwortlicher im BildungsministeriumPetra - 40 Jahre, Pressesprecherin in einer Berliner SenatsverwaltungSiggi - 45, Informationssicherheitsbeauftragter eines großen LandesministeriumsPaula, 40 Jahre alt, Politikerin und Mitglied des AbgeordnetenhausesKI - 747 Tage, Selbstlernende Software einer großen deutschen HochschuleDritter AktErste Szene - Die ErlösungZweite Szene - Das FazitDritte Szene - Merkzettel für DigitalisierungsprojekteDer Fragebogen