Unternehmensberatung Bd. 2: Auftragsdurchführung und Qualitätssicherung

Christel Niedereichholz
Unternehmensberatung
Band 2: Auftragsdurchführung und Qualitätssicherung
5., vollständig überarbeitete Auflage 2008. X, 406 S., gb.
ISBN 978-3-486-58623-7
Edition Consulting

Die Autorin bringt ihre gesamte Erfahrung aus langjähriger Mitarbeit in renommierten Beratungsunternehmen, eigenständiger Beratungstätigkeit und als Gründerin und Hochschullehrerin des MBA-Studiengangs International Management Consulting an der FH Ludwigshafen ein.

Die Autorin behandelt in Band 2 ihres Standardwerkes zur Unternehmensberatung die folgenden Themen, die dem logischen Projektablauf eines Beratungsprojektes entsprechen: Problemanalyse (Ist-Analyse), Prognosen, Zielsetzungen von Projekten, Problemlösung (Sollkonzepterstellung) im Sinne von Realisierungsplanung, Präsentation und Berichterstellung von Beratungsergebnissen, Realisierung (Umsetzung) sowie Auftragsabschluss und Evaluation, Klientenpflege und Anschlussakquisition. Darüber hinaus werden die Querschnittsfunktionen zur Qualitätssicherung behandelt.

Die Autorin bringt ihre gesamte Erfahrung aus langjähriger Mitarbeit in renommierten Beratungsunternehmen, eigenständiger Beratungstätigkeit und als Gründerin und Hochschullehrerin des MBA-Studiengangs International Management Consulting an der FH Ludwigshafen ein. Das Werk ist eine Fundgrube für diejenigen, die sich für eine Beratungstätigkeit interessieren, sei es als Einzelberater oder in einem entsprechenden Unternehmen, aber auch für Fortgeschrittene dieses Berufsstandes, die eine Gesamtsicht ihrer Profession wünschen.

Der korrespondierende Band 1 behandelt die Kontakt-, Akquisitions- und Angebotsphase sowie die Vertragsgestaltung als die Phasen, die den in Band 2 bearbeiteten vorgeschaltet sind.


Leseprobe:

7 Präsentation und Berichterstellung (S. 319-320)

Zwischen den Phasen der Realisierungsplanung und der eigentlichen Realisierung liegt meist die Phase der Präsentation und Berichterstellung. Nach dieser Zäsur entscheidet der Klient, ob er die vorgeschlagenen Maßnahmen sofort oder später, ganz oder teilweise oder aber überhaupt nicht umsetzt. Obwohl im Laufe der gesamten Auftragsdurchführung Zwischenergebnisse und Fortschrittsberichte dem Klienten kommuniziert werden, kommt der Vorbereitung und Durchführung der Schlusspräsentation und der Erstellung des Endberichts eine besondere, offizielle Bedeutung zu.

Jeder Berater muss sich der Tatsache bewusst sein, dass er mit beiden Präsentationsformen eine Visitenkarte abgibt, die über den weiteren beruflichen Erfolg entscheiden kann. Besonders bei Berichten weiß der Berater nie, auf welchen verschlungenen Wegen diese in welche Hände geraten können. Insbesondere sollte man nicht vergessen, dass nachfolgende Berater standardmäßig nach früheren Beratungsprojekten und den dazugehörigen Berichten fragen und die Bitte äußern, diese zum „Überfliegen" ausgehändigt zu bekommen. Aus der Praxis weiß man, dass nur wenige Klienten dagegen Einwände erheben. Auf diese Weise hat schon mancher Bericht zur Unterhaltung der Wettbewerber beigetragen.

Aus diesen Gründen sollten bei der Planung und Vorbereitung von Präsentation und Berichterstellung folgende Aspekte beachtet werden:

Im Zuge der Vorbereitungen muss man sich Klarheit über den Adressatenkreis, dessen Interessenlage und Wissensstand verschaffen, um den Rahmen, den Detaillierungsgrad und die anzuwendende Terminologie zielgerecht festlegen zu können. Nur wenn man die Erwartungen der Teilnehmer kennt, kann man mit einer zusammenfassenden Darstellung des Nutzens, den sie aus den Veränderungen ziehen werden, ihre positive Grundeinstellung erreichen.

Die obere Managementebene interessiert sich vor allem für die Wirkungen der Veränderungsvorschläge auf das gesamte Unternehmen und die damit verbundenen Kosten. Das mittlere Management möchte vor allem darüber informiert werden, welche Auswirkungen auf ihre einzelnen Organisationseinheiten zu erwarten sind und für welche Art von Wandel sie persönlich verantwortlich sind. Die operationale Ebene, die vor allem für die konkrete Durchführung der Problemlösungen zuständig ist, möchte genaue Arbeitsanweisungen bekommen und wissen, welche Änderungen in ihrem Tagesgeschäft zu erwarten sind.

Bei beiden Präsentationsformen muss die Möglichkeit einer Rückkopplung und Evaluation durch die Adressaten gegeben sein.

Die Fokussierung auf wesentliche Inhalte und positive Auswirkungen erhöht die Aufmerksamkeit der Zielgruppe. Die Hauptinhalte müssen so dargestellt werden, dass die wichtigsten Personen für sich einen Vorteil darin erkennen. Mit dem Grundsatz „Herausfinden, was die wichtigsten Entscheidungsträger wollen und ihnen dann zeigen, wie sie es durch unsere Problemlösung bekommen" schafft man ein wichtiges Akzeptanzkriterium.

Die Aufforderung zur Tat der Umsetzung muss ebenfalls mit einer Darstellung des dadurch zu gewinnenden Nutzens verbunden werden.

7.1 Präsentation

Die Anforderungen, die an eine Präsentation zu stellen sind, hängen von Inhalt, Dauer und Organisationsform des Auftrags ab. Bei einem langläufigen Strategieprojekt, das mehrstufig in Meilensteinen und in einem gemischten Team durchgeführt wurde, sind der Klient und seine Mitarbeiter inhaltlich so stark involviert, dass eine Präsentation kaum etwas Neues bieten kann. Sie erfüllt in diesem Fall lediglich die Aufgabe, alle Ergebnisse und Empfehlungen gut strukturiert und auf den Punkt gebracht zusammenzufassen und nochmals für zügige Umsetzung zu werben. In anderen Fällen, wie z.B. Rationalisierungsprojekten, arbeiten die externen Berater oft hinter verschlossenen Türen und der Auftraggeber hat kein Interesse daran, Zwischenergebnisse schon vor Auftragsende einer breiteren Öffentlichkeit bekannt zu machen. In diesen Fällen sind die Inhalte der Präsentation für die meisten Zuhörer völlig neu, und der Berater muss für seine Vorschläge Interesse und Akzeptanz wecken.