Projektplanung realisieren mit MS Project 2003 und Project Server 2003

Das Buch führt praxisorientiert in die Methoden des Projektmanagements ein und zeigt dessen Umsetzung mit Microsoft Project 2003. Es eignet sich aber auch für die Version 2002. Es wendet sich sowohl an den Einzelanwender, der Desktop-basiert arbeitet, als auch an den Projektleiter im Unternehmen, der seine Projekte in einer dezidierten Multiprojektumgebung führt, also mit dem Project Server arbeitet. Das Buch hilft Firmen bei der Entscheidung, ob man den Project Server einsetzen will oder muss, um das Projektmanagement optimal zu unterstützen. Denn es zeigt den Gewinn, aber auch den Aufwand, den die Enterprise Project Management-Lösung von Microsoft bedeutet. Ressourceneinsatzplanung, Projektüberwachung und Anpassungen des Tools werden auführlich behandelt. Ein Kapitel erörtert die recht komplexe Administration des Project Server. Die Teamkommunikation über den Web Access wird in dialogischer Form durchgespielt.

Die Highlights:

- Systematischer, prozessorientierter Aufbau der Projektpläne
- Möglichkeiten und Aufwand beim Einsatz des Project Server
- Praxisgerechte Darstellung der web-basierten Teamkommunikation

Leseprobe:

5 Die richtigen Informationen: Auswählen, gestalten, mitteilen (S. 269-271)

Wir mussten uns hier schon öfter angepasster Tabellen und Ansichten bedienen, um die Informationen darzustellen, die wir benötigten. Bei der Vorgangsplanung haben wir uns z.B. den kritischen Weg anzeigen lassen und in den Tabellen die Gesamte Pufferzeit eingeblendet. Wir haben in der Ressourcenplanung das Feld Arbeit und beim Bearbeiten von Überlastungen das Feld Abgleichsverzögerung eingefügt, da diese Felder in den Standardtabellen nicht enthalten waren. Gerade in den Ressourcenansichten musste ich so viele Anpassungen vornehmen (mit schlechtem Gewissen, weil das Kapitel „Anpassungen" erst später, jetzt, kommt), dass ich zwar versuchte, das jeweils im Einzelfall zu erläutern – aber notwendigerweise knapp, vielleicht zu knapp bleiben musste. Soll also heißen, dass wir bisher schon das Programm an unsere Bedürfnisse anpassen mussten, um alle Informationen an der richtigen Stelle zu haben. Es wird also Zeit, sich systematisch damit zu beschäftigen.

Ansichten und Tabellen – auch Tabellen sind Ansichten – stellen immer eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Informationen dar: Betrachten Sie die mitgelieferten Standardansichten als einen Vorschlag des Herstellers, wie die Informationen zusammen- und dargestellt werden können. Aber es ist eben nur ein Vorschlag, und ich kenne keinen einzigen Anwender, der nicht das Programm an seine Bedürfnisse anpassen muss, um vernünftig damit arbeiten zu können. Project führt in seiner Datenbank so viele Informationen, dass es weder möglich ist noch sinnvoll wäre, diese alle zusammen etwa am Bildschirm sehen zu können. Man muss eine Auswahl treffen: Der Hersteller hat mit seinen Ansichten eine gewisse Auswahl getroffen, aber es ist sicher eine der Stärken von Project, dass der Benutzer das Programm sehr flexibel an seine Bedürfnisse anpassen kann. Sie können sich eigene Tabellen und eigene Ansichten schöpfen, die genau die Informationen so darstellen, wie Sie es wünschen. Sie können aus der unübersichtlichen Menge aller Vorgänge bzw. aller Ressourcen einen Sie interessierenden Teil (heraus-)filtern nach bestimmten Kriterien, z.B. sich nur die kritischen Vorgänge anzeigen lassen oder nur die, die in einem bestimmten Zeitraum stattfinden. Sie können die Anzeige der Vorgänge und Ressourcen nach Gruppendefinitionen zusammenstellen, Gruppieren, um dann z.B. die Summe der Arbeit oder Kosten pro Ressourcengruppe zu sehen.

5.1 Grundsätzliches zu Feldern und Anpassungen

Informationen werden intern in Project in Felder gespeichert. Es ist nützlich zu wissen, dass diese Felder streng in vier Objektgruppen aufgeteilt sind:

1. Informationen zum Projekt:

Den Projektnamen, den Projektanfangstermin, den Projektkalender etc. Diese Informationen sehen Sie z.B. im Projektinfo und in der Projektstatistik.

2. Informationen zu den Vorgängen:
Nr., Indikator, Name, Anfang, Ende, Frühester Anfang, Frühestes Ende, Spätester Anfang, Spätestes Ende, Freie Pufferzeit, Gesamte Pufferzeit, Notizen, etc.

3. Informationen zu den Ressourcen:

Nr., Indikator, Name, Kürzel, Gruppe, Maximale Einheiten, Standardsatz, Überstundensatz, Basiskalender, E-Mailadresse, Notizen, etc.

4. Informationen zu den Zuordnungen:

Arbeit, Kosten, Anfang und Ende und das Arbeitsprofil der Ressourcentätigkeit, (Zuordnungs-)Einheiten, Kostensatztabelle, Notizen etc. Das ist deshalb nützlich zu wissen, weil dies auch eine Begrenzung darstellt: in einer Vorgangsansicht können nur Vorgangsfelder, in einer Ressourcenansicht nur Ressourcenfelder und in einer Einsatzansicht nur Zuordnungsfelder angezeigt werden. Zur Verwirrung trägt mit Sicherheit bei, dass diese Felder dann auch noch in vielen Fällen gleich heißen: so hat das Feld Notizen in einer Vorgangsansicht natürlich nichts zu tun mit dem (gleichnamigen) Feld Notizen in einer Ressourcenansicht oder gar in einer Einsatzansicht. Man muss im Zweifelsfall immer überprüfen, in welcher Ansicht man ist oder in welcher Ansicht man ein entsprechendes Feld angepasst hat.

Es gibt vom Programm vorgegebene Felder, und es gibt benutzerdefinierte Felder (diese haben in der Regel in den Feldlisten eine Nummer hinter dem Namen, z.B. Text1 – Text30), und das bedeutet, dass diese Felder frei sind für Ihre, vom Benutzer, definierte Verwendung („custom fields"). Diese Felder können Sie nicht nur frei benennen (das können Sie mit jedem Feld), sondern diesen Feldern können Sie einen eigenen Inhalt geben. Sie können für die Eingabe in benutzerdefinierte Felder eine Werteliste vorgeben, so dass der Benutzer nur diese vorgegebenen Eintragungen in dieses Feld vornehmen darf: z.B. Qualifikationsangaben für die Ressourcen. Sie können in diese benutzerdefinierten Felder auch Formeln eintragen und so eigene Berechnungen durchführen. Das Ergebnis dieser Berechnung kann man sich als Werte, aber auch als ins Auge springende grafische Signale (rote, gelbe, grüne Ampeln oder Smilies) darstellen lassen.

Kapitel:
0. Inhalt und Vorwort
1. Grundlagen (24 Seiten)
2. Arbeiten mit Microsoft Project (48 Seiten)
3. Terminmanagement (70 Seiten)
4. Ressourcen (108 Seiten)
5. Die richtigen Informationen: Auswählen, gestalten, mitteilen (62 Seiten)
6. Projektüberwachung (34 Seiten)
7. Project Server einrichten und verwalten (92 Seiten)
8. Teamarbeit mit dem Web Access (74 Seiten)
9. Anhang: Extras/Optionen (14 Seiten)
10. Stichwortverzeichnis (9 Seiten)