Perfekt im Office

Perfekt im Office zeigt Ihnen, worauf es ankommt, wenn Ihr Büro zum modernen Office werden soll. Leicht verständlich und praxisnah erklärt Dorothea Engel-Ortlieb, welche Arbeitsabläufe in vielen Büros optimiert werden können: Organisationsroutinen für Bearbeitung und Ablauf zum Beispiel helfen, Zeit für die entscheidenden Aufgaben im Job zu finden und Freude an der Arbeit zu haben.

Ganz besonders wichtig ist das Zeit- und Selbstmanagement: Gerade im Büroalltag sollte man Störungen umschiffen können und sich selbst nicht vergessen! Auch das Dokumentenmanagement darf im zeitgemäßen Office nicht vernachlässigt werden. Viele Beispiele aus der Beratungs-Praxis runden diesen Ratgeber ab und zeigen: So sind Sie im Büro erfolgreich!

Die Autorin

Dr. Dorothea Engel-Ortlieb ist Organisatorin mit Schwerpunkt Offi ce. Sie reorganisiert Chefbüros, Teams und Sekretariate. Sie ist Inhaberin des Beratungsbüros BÜROFREUDE®. Seit 2004 besitzt Sie das Zertifi kat Total Quality Management der Universität Kaiserslautern. Nach kaufmännischer Ausbildung und Auslandsaufenthalt arbeitete sie im Chefsekretariat eines internationalen Konzerns. Es folgten – nach dem Abendabitur – ein sprachwissenschaftliches Studium an den Universitäten Berlin und Konstanz (Staatsexamen Höheres Lehramt und Promotion zum Dr. phil.) mit anschließender Hochschultätigkeit zu Themen der Psycholinguistik in Forschung und Lehre. Dann zurück in die Wirtschaft als geschäftsführende Gesellschafterin eines Familienunternehmens im Bereich Medien, seit 1991 als Dozentin in der berufl ichen Weiterbildung. Seit 1998 Beratung, Training, Organisation. 2001 Start der BÜROFREUDE®. Sie erreichen die Autorin unter www.buerofreude.de  


Leseprobe:

12 Ablage (S. 107-108)

12.1 Registratur

Sie können richtig Spaß an der Aufbewahrung von Schrift stücken haben, wenn Sie systematisch ablegen. Um Papier zu ordnen, abzulegen und auch wieder zu finden, werden Registraturen benötigt. Ist für Sie die liegende, die stehen de oder die hängende Registratur am günstigsten? Oder eine Kombination? Und welche?

Die liegende Registratur

Das ist wohl die älteste Registraturform: die Akte im Aktendeckel. Zur Kennzeichnung hat man die liegenden Akten frü her mit Ak tenschwänzen versehen, um einen schnellen Überblick über den Akten inhalt zu haben, was bei einer Flach ab la ge höchst schwierig ist. Zeit sparen Sie beim Hineinlegen! Beim Suchen der Akte könnte es aber etwas länger dauern!

Wenn man eine Loseblatt-Ablage bevorzugt, sind Akten deckel oder Mappen günstig. Die einzelnen Schriftstücke werden lose eingelegt.

Will man eine geheftete und zugleich liegende Ablage, so wählt man Schnellhefter. Das macht Sinn bei Vorgängen, die kaufmännisch geheftet wer den, d. h. das Neueste liegt immer oben; denn Umsortieren ist bei Schnellheftern umständlich und zeitaufwändig.

So schlecht wie ihr Ruf ist die liegende Registratur aber nicht. Wenn Sie wenige, dünne Vorgänge bearbeiten, leisten Aktendeckel oder auch Sichthüllen gute Dienste, um bei der täglichen Arbeit Übersicht zu behalten.

Die stehende Registratur

Der Ordner (Leitz 1893) hat die Flachablage verdrängt. Ein Büro ohne Ordner? Noch un vorstellbar! Schriftstücke, die in großen Mengen vor kommen und in fester Reihenfolge geheftet aufbewahrt werden (Lieferscheine, Rechnungen, Pro tokolle, Briefe), sind dort gut aufgehoben.

Die Ablage in Ordnern bedeutet sicheres Aufbewahren und schnelles Wiederfinden – auch um fang reicherer Papiermengen –, jedoch muss der Zeitaufwand für Lochen und Hef ten einkalkuliert werden. Die Ablage ist übersichtlich durch die beschrifteten Ordnerrücken – und ein bisschen repräsentativ ist es auch.

Für Prospekte, Kataloge, Zeitungen sind Stehsammler gut geeignet. Es gibt sie auch im Querformat als Kassetten für Einstellmappen. Register, Trennblätter, Trennstreifen Register gliedern das Schriftgut in Ordnern. Für die alphabetische Ordnung bei großen Schrift gut men gen gibt es, neben dem normalen ABC, ausgefeilte Dehn-ABC-Register.

Für fortlaufende Num mern gibt es Nummernregister von 1–25, 26–50, 51–75. Trennblätter sind für die Auflistung des Ordnerinhalts geeignet. Mit Trennstreifen lässt sich weiter unterteilen. Sehr praktisch, im modernen Design, sind Stehmappen in Klar sicht mit Box. Sie lassen sich über bunte Reiter flexibel nach ABC sortie ren und mit einer Terminleiste versehen. Auch für Gespräche außer Haus haben Sie so alles parat. Sie erhalten diese Stehmappen mit Box nur bei www.mappei.de.

Die hängende Registratur In einer Hängeregistratur sollten Sie alle Vorgänge und Unterlagenunterbringen, die Sie am Arbeitsplatz laufend benötigen. Der Organisationsschreibtisch ist mit Hängezügen für die Hängeregistratur eingerichtet: Patientenakten, An waltsakten oder Auftragsakten werden häufig hängend untergebracht.

Sie können zwischen drei Registraturbehältern wählen: der klassischen Hängemappe (an beiden Seiten offen), der Hängetasche (an beiden Seiten mit „Fröschen" abgeschlossen zur Aufbewahrung von Kleinteiligem) und dem Hängesammler mit breitem Boden, sodass Sie mehrere ähnliche Vorgänge (mit Einstellmappen) getrennt un ter bringen können.