MS Project 2000

Der Erfolg von Projektmanagement hängt wesentlich vom methodisch richtigen Einsatz unterstützender Tools ab. Mit MS Project 2000 bietet Microsoft eine Software für Windows-basierte PCs zum Projektmanagement an.

Das Buch führt praxisnah in die Grundlagen der Projektplanung und deren Umsetzung mit MS Project 2000 ein. Themen des Buches sind Termin- und Ressourcenplanung, das Erkennen von Termin- und Ressourcenkonflikten sowie die Anpassung und Gestaltung der Software an die eigenen Bedürfnisse ("Customizing"). Planung von Projekten mit identischen Ressourcen ("Mehrprojekttechnik") und Projektplanung als Teamarbeit werden ebenfalls behandelt. Die Einrichtung und Kontrolle von Datenzugriffen im Netzwerk mit "Project 2000 Central" bildet schließlich einen weiteren Schwerpunkt, der zum Erfolg von Projektmanagement beiträgt.

Der Autor zeigt die Möglichkeiten von MS Project 2000 anwender- und ergebnisorientiert und setzt sich dabei auch kritisch mit der Software auseinander. Diese Darstellung erfolgt vor dem Hintergrund der provozierenden These zum Projektmanagement: "Keine Termine ohne Planung!"     


Leseprobe:

3. Vorgänge (S. 30-31)

Dieses Kapitel stellt den Kern der Projektplanung dar und ist deshalb unverzichtbar für jeden Leser. Die Planung der Vorgänge, das Einarbeiten der Fixtermine und das Erkennen von Terminplankonflikten ist die Grundlage jeder Projektplanung und deshalb auch der Arbeit mit dem Programm. Wir wollen hier in der Reihenfolge vorgehen, wie dies im 1. Kapitel beschrieben wurde: Zunächst die Planungsphase, in der das Programm aufgrund Ihrer Schätzungen die Termine errechnet, dann die Terminvereinbarungen (feste Termine) und dann folgt diesOptimierungsphase, in der die Planung der Aktivitäten mit den vorgegebenen oder vereinbarten Terminen in Übereinstimmung zu bringen ist.

3.1 Die Planung der Vorgänge

3.1.1 Bevor Sie beginnen...

Bevor Sie beginnen, Vorgänge mit ihren Aufwänden einzutragen, durch Abhängigkeiten zwischen diesen Aktivitäten den Ablauf des Projektes abzubilden, Ressourcen den Vorgängen zuzuordnen, kurz, bevor Sie überhaupt mit Ihrer Planung beginnen, sind Sie gut beraten, mindestens zwei Dinge zu tun:

1. Projektinfo eintragen und auch sicherstellen, welchen Kalender Sie als Projektkalender benutzen.

2. Projektkalender einrichten nach Maßgabe der in diesem Projekt üblichen Arbeitszeit und diesen abstimmen mit Ihren Voreinstellungen für die Berechnungen des Programmes für die Arbeitszeit pro Tag, pro Woche und pro Monat.

Sie sollten dies gleich bei Beginn der Arbeit an einem neuen Projektplan tun (oder, wenn Sie eine Projektvorlage öffnen, diese Einstellungen gleich am Anfang überprüfen), da diese Einstellungen Grundlage der Terminberechnungen sind und nachträgliche Änderungen Probleme bereiten können.

Wenn Project 2000 bei Ihnen von mehreren Mitarbeitern aus einer Abteilung oder aus dem Unternehmen benutzt wird und die Art der Terminberechnung einheitlich sein soll, müssen Sie sicherstellen, dass die Benutzer den gleichen Projektkalender und die gleichen Einstellungen unter Extras/Optionen/Kalender benutzen. Am einfachsten erreichen Sie dies (und gewährleisten damit auch die Verwendung anderer gemeinsamer Einstellungen), indem Sie eine Projektdatei als Projektvorlage speichern (s. Kapitel 5, S. 213f). Dann müssen Sie allerdings organisatorisch sicherstellen, dass diese Vorlage für neue Projekte benutzt wird und die Grundeinstellungen nicht geändert werden.

3.1.1.1 Anfangstermin eingeben

Wenn Sie mit Datei/Neu... eine neue Projektdatei anlegen, kommt automatisch das Projektinfo und fordert Sie zu entsprechenden Eingaben auf. Aus einer geöffneten Datei rufen Sie das Projektinfo auf über Menü Projekt/Projektinfo... Da Ihr Projekt selten an dem Tag beginnen wird, an dem Sie die Datei anlegen, geben Sie hier den Anfangstermin des Projektes ein. In der Standardeinstellung Berechnung vom: Projektanfangstermin werden von diesem Startdatum ausgehend die Termine und damit das Projektende berechnet. Es ist empfehlenswert, zunächst das Vorhaben vom Projektanfang aus berechnen zu lassen. Man kann nur den Anfang oder das Ende eingeben, das jeweils Konträre wird vom Programm errechnet und ist deshalb blind.

Man kann natürlich jederzeit, auch nachdem alle Vorgänge eingegeben sind, im Projektinfo einen anderen Anfangs- oder Endtermin eingeben, und - wenn man alles richtig gemacht hat, d.h. keine zwingenden Termineinschränkungen gemacht hat - es werden alle Termine neu berechnet. Wenn Sie umstellen auf Berechnung vom: Projektendtermin können Sie den gewünschten Endtermin eingeben. Lassen Sie sich nicht davon verwirren, dass hier in der Maske jetzt steht "Alle Vorgänge beginnen so spät wie möglich" (s. Abb. 3.2), das gilt nur für neue, unter dieser Einstellung eingegebene Vorgänge. Deshalb sollte man am Anfang, beim Aufbau seiner Planung, vom Projektanfang her rechnen lassen. Wenn man die Vorgänge unter der Einstellung Berechnung vom: Projektanfangstermin eingibt, beginnen die Vorgänge im Standard So früh wie möglich (s. Abb. 3.1). Wenn man später wissen will, wann man denn hätte beginnen müssen, um einen bestimmten Endtermin zu erreichen, kann man die Berechnungsrichtung ändern auf Berechnung vom: Projektendtermin und die schon eingegebenen Vorgänge bleiben in ihrer frühesten Lage, also So früh wie möglich.

Kapitel:
0. Inhalt und Vorwort
1. Grundlagen (16 Seiten)
2. Ansichten und Menüs: Eine kurze Bedienungsanleitung (12 Seiten)
3. Vogänge: Planung der Vorgänge (40 Seiten)
4. Vorgänge: Termine und Konflikte (16 Seiten)
5. Ressourcen: Stammdaten, Arbeitsressourcen und Ressourcen zuordnen (29 Seiten)
6. Ressourcen: Materialressourcen und Ressourcenauslastungen analysieren (13 Seiten)
7. Ressourcen: Ressourcenkonflikte und ihre Lösungen (17 Seiten)
8. Ressourcen: Kosten (8 Seiten)
9. Ressourcen: Terminplankonflikte und Hinweise zur Ressourcenplanung (9 Seiten)
10. Die richtigen Informationen: Eigene Tabellen und Felder (14 Seiten)
11. Die richtigen Informationen: Eigene Signale, Filter und Gruppen (16 Seiten)
12. Die richtigen Informationen: Eigene Ansichten, Ansichten gestalten und Beispiele (16 Seiten)
13. Die richtigen Informationen: Ansichten verfügbar machen, Ansicht Netzplandiagramm und Ansicht Kalender (13 Seiten)
14. Die richtigen Informationen: Symbolleisten, Berichte und Datenaustausch mit anderen Programmen (21 Seiten)
15. Projektüberwachung: Der Basisplan (7 Seiten)
16. Projektüberwachung: Termine überwachen (8 Seiten)
17. Projektüberwachung: Arbeit und Kosten überwachen (7 Seiten)
18. Projektüberwachung: Überwachung in den Zeitphasen (14 Seiten)
19. Mehrprojekttechnik (30 Seiten)
20. Kommunikation im Team: Team-Projektarbeit mit E-Mail (20 Seiten)
21. Kommunikation im Team: Team-Arbeit mit Project Central (54 Seiten)
22. Anhang (10 Seiten)
23. Stichwortregister