Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project

Geschäftsprozessoptimierung mit PC-Programmen

Diese Einführung in die Geschäftsprozessoptimierung bietet konkrete Beispiele für die zielorientierte Arbeit mit Tools, die sich auch unabhängig voneinander einsetzen lassen. Der Autor zeigt, wie Sie Geschäftsabläufe mit den PC-Programmen MS Visio und dem Zusatzprogramm ViFlow übersichtlich strukturieren und darstellen.
Die Analyse und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse sollte das wichtigste Projekt für ein Unternehmen sein. Ihre Dokumentation spielt bei der Zertifizierung nach DIN-ISO 9001:2000 eine entscheidende Rolle. Der Autor gibt zunächst einen allgemeinverständlichen Einblick in die theoretischen und geschichtlichen Wurzeln der Arbeitsprozesse, um Verständnis für die Materie und die Probleme zu entwickeln. Im Anschluss werden Anwendungen PC-gestützter Tools für die Prozessdokumentation und -analyse demonstriert: Mit Microsoft Visio(r) wird eine rein grafische Lösung aufgezeigt, mit ViFlow(r) wird diese fokussiert und mit einer Datenbank hinterlegt.

Dies erlaubt über eine Schnittstelle den Export nach Microsoft Project(r). Dort können die Durchlaufzeiten und die davon abhängigen Kosten errechnet werden. Mit der Methode des kritischen Weges lassen sich Engpässe und Leerlaufzeiten erkennen. Als Beispiel dient ein Projektplan zur Prozessanalyse und -optimierung, der das praktische Vorgehen darstellt. Highlights: Einführung in die Prozessanalyse Projektplan als Beispiel für eine Geschäftsprozessanalyse Praktische Einführung in die Anwendung von Visio und ViFlow zur Darstellung (und Erfassung) von Geschäftsprozessen Export der Daten der Prozessaufnahme nach MS Project, Analyse von Engpässen, Errechnung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten.    

Aus technischen Gründen wird das eBook ohne CD verkauft.

Leseprobe:

2 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung (S. 37-40)

Gehen Sie die Analyse und Neugestaltung bzw. Optimierung Ihrer Prozesse als Projekt an. Prozessoptimierung als Projekt heißt, dass Sie es richtig planen, nach Plan durchführen und mit den Methoden der Projektüberwachung den Fortschritt kontrollieren und steuern. Auch wenn heute das Wort Projekt inflationär verwendet wird (alle „Softwerker“ machen „Projekte“, doch eine Nachfrage, was das denn bedeute, höre ich meist wenig Erhellendes), besteht ein Projekt aus einer vorhergehenden Planung, einem strukturierten Ablauf und dem Versuch, das Vorhaben mit den Methoden der Projektüberwachung so zu steuern, dass die Verwirklichung so weit wie möglich nach Plan durchgeführt wird.

So ist – um ein Unternehmen zurecht als Projekt zu bezeichnen – die Grundlage von allem eine sorgfältige (Projekt-)Planung, die alle wichtigen Vorgänge (Aktivitäten) beinhalten muss, die zur (Projekt-)Zielerreichung notwendig sind. D.h. man muss wissen, was man erreichen will. Bevor man losgeht, sollte man sein Ziel kennen. Bevor ich die Projektphasen im Einzelnen beschreibe, hier eine schematische Darstellung eines idealtypischen Projektablaufes. Dieser Ablauf kann natürlich für das Projekt der Geschäftsprozessoptimierung für das ganze Unternehmen gelten, oder für die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 : 2000, oder auch nur für einen ausgesuchten Teilprozess.

Der dargestellte Projektablauf soll typisch sein, d.h. man muss ihn natürlich nach Bedarf an die Bedingungen vor Ort anpassen. Er kann und wird wohl auch immer mit mehreren Schleifen durchlaufen werden für die Phase der Ist-Analyse der Prozesse, der Konzeption von Verbesserungen (Soll-Konzept) und der Implementierungs- bzw. Einführungsphase neuer Prozesse.

Abbildung 2.1 Modell ständiger Prozessverbesserungen (Abbildung nicht in der Leseprobe enthalten)

2.1 Ein typischer Projektablauf

1. Projektziel(e) bestimmen
2. Vorüberlegungen, Vorstudien, Projektinhalte kommunizieren
3. Projektstart

• (evtl. vorläufiger) Projektauftrag
• Projektleiter auswählen
• Projektteam bilden
• Know-how von außen notwendig?

• Kick-Off Meeting:
1. Zieldefinition
2. Umfeld- bzw. Stakeholder-Analyse: Wer hat welche Interessen mit welchem Gewicht an dem Projekt?
3. Erste grobe Terminplanung für das Projektteam
4. Planungsphase
• Projektphasen definieren (Grobplanung):1. Ist-Analyse
2. Soll-Konzept
3. Testweise Einführung neuer Prozesse
4. Realisation neuer Prozesse
5. Effektivität feststellen (messen)
6. Feinschliff/Revision
• Detailplanung der Phasen:
1. Aufwandsschätzung für die einzelnen Vorgänge (jedenfalls für die Ist-Analyse, die nächsten Phasen können dann feingeplant werden, wenn die Informationen aus der 1. Phase zur Verfügung stehen);
2. Auswahl der Mitarbeiter, evtl. Auswahl der externen Berater, die unterstützen;
3. die sachlichen Abhängigkeiten durch Vorgangsbeziehungen darstellen, d.h.
den Ablauf erfassen;
4. wenn die eingesetzten Ressourcen mit Kosten bewertet werden, ist eine Kostenschätzung möglich;

• Terminplanung, jedenfalls für die Ist-Analyse, dann für die jeweils folgenden Phasen (folgt aus der Detailplanung):
1. Planung der Termine, des Ressourceneinsatzes, Kosten optimieren (Zeitreserven einbauen);
2. Termine abstimmen mit allen Beteiligten;
3. Planung genehmigen lassen; ...

Kapitel:
0. Inhalt, Vorworte und Einleitung
1. 1 Prozesse (36 Seiten)
2. 2 Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung (30 Seiten)
3. 3 Prozessdarstellung mit MS Visio (66 Seiten)
4. 4 Prozessdarstellung mit ViFlow (74 Seiten)
5. 5 Prozessoptimierung mit MS Project (28 Seiten)
6. Stichwortverzeichnis