Das große Excel-Handbuch für Controller - Professionelle Lösungen. Auf CD: Excel-Lösungen

Professionelle Excel 2007-Lösungen zu den vielschichtigen Aufgaben in Controlling und Finanzwesen. Dieses Handbuch geht dabei nicht von den unzähligen Excel-Funktionen aus, sondern stellt die Controlling-Themen in den Mittelpunkt und ist auch danach gegliedert. Die Entwicklung einer Lösung wird Schritt für Schritt aufgezeigt, so dass sie leicht nachvollziehbar ist. Die Themen reichen von einfachen Formularen und Arbeitshilfen bis hin zu komplexen, makrounterstützten Prozess-Steuerungen (z. B. Kennzahlen für Balanced Scorecard). Spezielle Excel-Techniken wie Matrizenberechnungen oder dynamische Bereiche werden gesondert behandelt und ausführlich beschrieben. Ignatz Schels hat wohl Deutschlands größten Erfahrungsschatz und Wissensfundus in Bezug auf Excel im Finanzwesen. Seit Jahren ist er begehrter Schulungsleiter in großen Unternehmen. Er kennt alle Probleme der Controller und weiß genau, welche resourcensparenden Lösungen sie brauchen. Und die hat er alle parat!

Kapitel 6 – VBA-Makroprogrammierung (S. 627-628)

Excel ist nicht nur ein exzellentes Kalkulationsprogramm mit ausgereifter Formeltechnik und umfangreichem Funktionsangebot, sondern auch ein Entwicklungswerkzeug für automatisierte Abläufe und Dialoge. Die Makrosprache VBA (Visual Basic for Applications), die in allen Programmen der Office-Familie enthalten ist, bietet die Möglichkeit, Programme zu schreiben, die Routinetätigkeiten auf Knopfdruck abarbeiten. Mit modernster Objektorientierung und Objektbibliotheken und einer Dialogschnittstelle über UserForms bietet VBA alles, was zur Erstellung professioneller Programme nötig ist. Nur programmieren müssen Sie noch selbst.

6.1 Controller – Programmierer?

Müssen Controller programmieren können? Die Frage lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten. Jedes Unternehmen stellt unterschiedliche Anforderungen, zu unterschiedlich ist die Positionierung von Excel als Analyse- und Reportingwerkzeug. Schlechte Resultate aus Makrobasteleien und halbfertige »Praktikantentools«, die Prozesse eher hemmen als beschleunigen findet man ebenso häufig wie professionelle und brillante Makrolösungen, die das Controlling in allen Bereichen vom Datenimport bis zum Managementbericht unterstützen. Ob Makros sinnvoll sind, ist immer eine Frage der Perspektive, in jedem Fall sollte die Makroprogrammierung aber als vollwertiger Teil der Softwareentwicklung im Unternehmen behandelt werden.

Ein eisernes Prinzip aus dem Projektmanagement ist die Stakeholder- Unterstützung: Holen Sie sich ein »Go« von der Führungsebene, sprechen Sie sich mit der IT-Abteilung ab und stellen Sie sicher, dass Makros akzeptiert und erwünscht sind. Zur Unterstützung müssen natürlich Ressourcen verfügbar gemacht werden. Ausgebildete Key- User, die Makros überprüfen und reparieren können, sind ebenso unerlässlich wie ausführliche Trainingsmaßnahmen. Training und Selbststudium VBA ist zwar eine der leichtesten Programmiersprachen, sollte aber in qualifizierten Seminaren geschult werden.

Nur mit praxiserfahrenen Trainern kann sichergestellt werden, dass Makros sicher in die Datenverarbeitungsprozesse integriert werden. Da die Projektliste ständig neue Projekte führt und alte, abgeschlossene Projekte nicht mehr listet, erstellen Sie am besten eine Makrolösung, die wahlweise einzelne Projektleiterberichte oder alle Berichte in einem »Batch«-Prozess anfertigt. Auch der Versand als Mailanhang lässt sich per VBA-Makros automatisieren.

6.2.1 Der Makrorecorder

Das wichtigste Werkzeug sowohl für Einsteiger als auch für fortgeschrittene Makroprogrammierer ist der Recorder. Wie sein Pendant in der Unterhaltungselektronik, der Videorecorder, Filme auf Magnetband oder DVD aufzeichnet, registriert er alles, was in der Excel- Oberfläche passiert:

>,>, Öffnen von Dateien und Aktivieren von Arbeitsmappen und Tabellen
>,>, Zellzeigerbewegungen, Blättern in Tabellen und Mappen
>,>, Menüaufrufe, Ausfüllen von Dialogen
>,>, Markierungen und Datenerfassung in Zellen
>,>, Zeichnen von Objekten und Diagrammen

Der Makrorecorder registriert im Hintergrund die durchgeführten Aktionen und schreibt die VBA-Befehle in ein Modulblatt. Wird der Recorder dann beendet, besitzen Sie ein fertiges Makro, das sofort funktionsfähig ist und mit der Aktivierung die aufgezeichneten Bedienungsschritte wieder ausführt.